Es gab mal eine Zeit da dachte ich, dass ich meine digitalen Informationen super im Griff habe. Ist ja auch ganz einfach – Ordner anlegen, Informationen rein und gut ist…
Na denkste… Wenig später musste ich feststellen, dass dem leider nicht so ist. Auch digitale Informationen führen ein Eigenleben und wollen genauso beaufsichtigt, betreut und gehätschelt werden wie ihre materiellen Kollegen.
Im Laufe der Zeit sammeln sich nämlich ganz schön viele Programme, Apps, Ordner, Texte, Fotos, pdfs und wie die Dinger sonst noch alle heissen auf dem Rechner, Tablet und Smartphone an.
Wenn es dir genauso geht, dann ist heute ein guter Tag, um mal wieder auszumisten und Ordnung auf Computer, Smartphone & Co. zu schaffen.
Handy ausmisten – los geht’s
Sicherlich hast du einige Lieblings-Apps, die bei dir im Dauereinsatz sind. Und genauso wahrscheinlich gibt es Apps, die vor sich hin schlummern. Irgendwann mal herunter geladen, danach nie mehr genutzt. Mir passiert das immer wieder.
- Apps: Welche nutzt du wirklich? Schaue deine Apps durch und lösche die, du nicht verwendest.
Im gleichen Atemzug ist es sinnvoll, sich mal die Berechtigungen anzuschauen, die du einzelnen Apps gegeben hast. Vielleicht möchtest du sie auch anpassen oder die Einstellungen verändern, so dass sie zum Beispiel nicht im Hintergrund aktualisiert werden, sondern du die Aktualisierung aktiv angehen musst. Beim nächsten App-Download am besten gleich prüfen, welche Berechtigungen du erteilst und ob du das wirklich möchtest. Da kann man ansonsten manchmal böse Überraschungen erleben, wenn die App plötzlich ein Eigenleben führt.
- Kontakte: Sind deine Kontakte sicher und gesichert? Damit keiner deiner wertvollen Kontakte verloren geht, ist es wichtig, immer mal wieder eine Datensicherung zu machen.
- Fotos, Videos, Musik: Ich liebe es, zu fotografieren und am allerliebsten fotografiere ich mit meinem IPhone. Kein Wunder, dass Fotos jede Menge Speicherkapazität auf meinem Smartphone belegen und ich in regelmässigen Abständen löschen muss, um wieder neue Fotos machen zu können. Videos und Musik sind auch solche Vielfresser, was Speicherplatz angeht. Am besten, in regelmässigen Abständen die Daten auf deinen Computer oder eine externe Festplatte ziehen.
Computer ausmisten – los geht’s
- Räume deinen Desktop auf, damit du dich beim Anblick des Screens nicht gleich erschlagen fühlst von den vielen Informationen. Hier dürfen nur noch die wichtigsten Shortcuts oder Ordner wohnen.
- Lade ein schönes Hintergrundbild hoch, dass dich motiviert und inspiriert, wenn du es anschaust.
- Lösche Files und Programme, die du nicht mehr nutzt.
Überlege dir eine Ordner-Struktur, die zu dir passt
Jeder hat so sein eigenes System am PC. Und eine allein-glücklichmachende Lösung gibt es sicherlich nicht. Doch es ist sinnvoll investierte Arbeit, immer mal wieder zu prüfen, was noch gebraucht wird und eine für dich verständliche Struktur anzulegen, so dass du schnell & einfach zu den gewünschten Informationen kommst.
10 Tipps, wie du am besten vorgehen kannst:
- Ist-Zustand: Mache zunächst einmal eine Bestandsaufnahme. Was hast du alles abgespeichert? Welche Programme nutzt du? Finde dann grobe Haupt-Kategorien, in die du unterteilen (zum Beispiel Fotos, Videos, Musik, digitale Bücher, Banken, Versicherungen, Projekte, Urlaub)
- Kategorien bilden und Ordner dazu anlegen
- Suchen-Funktion nutzen: Hier sind sprechende Namen sehr sinnvoll. Also nicht nur irgendein.pdf sondern 2017-07-projektsonnenschein.pdf. Evtl. kannst du auch noch das Datum mit in den Namen zu packen. Dies kann hilfreich sein, wenn du filtern möchtest.
- Ordnerstruktur: Unterteilungen sind gut, zuviele Unterteilungen verwirren. Schaue, dass du nicht unzählige Unterkategorien erstellst, sondern es wirklich auf die wichtigsten begrenzt. Beispiel Versicherungen: Hier könntest du unter der Oberkategorie Versicherungen folgende Ordner anlegen: 1 Name Versicherung 2 Name Versicherung, darunter dann nochmals nach Jahr oder nach Art der Versicherung, also Hausrat, Haftpflicht etc. aufgedröselt. Je nachdem, was mehr Sinn macht.
- Regelmässige Backups auf externer Festplatte oder in einer Cloud-Lösung.
- Noch-sortieren-Ordner: Erstelle dir auch einen noch-sortieren-Ordner – wenn du mal keine Lust oder keine Zeit hast, schiebst du die Datei dort hinein und sortierst sie zu einem späteren Zeitpunkt in die richtige Kategorie ein.
- Ordner auf dem Desktop: Nun, das ist so eine Sache… Alle raten davon ab, Daten auf dem Desktop zu speichern, weil ruckzuck ein wildes Durcheinander herrscht. Das stimmt. Doch trotzdem liebe ich es, sofort Zugriff auf meine Lieblingsprojekte zu haben. Ich speichere deshalb die wichtigsten Projekte in einem Ordner auf dem Desktop ab. Habe mich inzwischen jedoch so diszipliniert, dass ich in regelmässigen Abständen aufräume.
- Ein leerer Desktop hat jedoch definitiv grosse Vorteile: 1. Du siehst dein inspirierendes Hintergrundbild und 2. Ein aufgeräumter Desktop-Bereich gibt deinem Unterbewusstsein ein gutes Gefühl und ein geringeres Stressempfinden. Juhu, es ist ja alles erledigt.
- Wichtige Dokumente fotografieren oder scannen und an einer Stelle sammeln – gut ist es, wenn Familienmitglieder im Notfall Zugriff darauf haben. Dies zusätzlich zum Ablegen im guten alten Ordner.
- Übersicht regelmässiger Abbuchungen erstellen (Verträge für Handy, Miete, Strom, Wasser, Internet etc.) und Rechnungen als pdf abspeichern, so hast du alles sofort zur Hand, wenn du etwas nachschlagen musst.
Hilfreiche Tools:
Passwörter ändern & sichere Passwörter nutzen
Eine Never-ending-Story für mich… Ich weiss nicht, wie häufig ich schon verzweifelt bin, weil ich mal wieder ein Passwort vergessen hatte. Ist ja auch eine Unmenge an Passwörtern, die sich im Laufe der Zeit und bei sovielen Online-Kanälen ansammeln.
Hier leisten Tools, wie zum Beispiel 1Password, wertvolle Hilfestellung und erleichtern das digitale Leben. Die 1Password Die Software gibt es sowohl für Mac als auch für Windows und du kannst mit ihr alle deine Passwörter (sicher!) verwalten.
Digitales Notizbuch mit viel Mehrwert
Evernote ist ein digitales Notizbuch, mit dem du dein Leben organisieren kannst. Der Zettelwirtschaft kannst du getrost ade sagen, wenn du Evernote konsequent nutzt. Hier kannst du dir nach Themen sortierte Ordner anlegen und dann die jeweiligen Infos hineinpacken – als Link oder als Screenshot. Markierungen und Textergänzungen sind ebenfalls möglich.
Achtung: Informations Overload droht!
Die digitale Welt kann manchmal ganz schön vereinnahmend sein. Überall gibt es tolle neue Informationen und all zu oft denkt man, dass man nicht up-to-date ist oder etwas verpasst, wenn man genau diese eine Information nicht liest, diesen einen Post nicht gesehen hat oder diesen einen Newsletter nicht abonniert hat.
Das Gegenteil ist oft der Fall: Je weniger Informationen du zu dir nimmst, umso besser verarbeitest du die einzelnen Informationen.
Happy Tipp: Manchmal hilft ein bisschen Digital Detox. Vielleicht mal für 30 Tage ausprobieren wie es ist, mindestens eine Stunde vor dem Schlafen gehen, Computer und Handy auszuschalten.
Und statt dessen? Tee trinken, mit dem Partner sprechen, ein inspirierendes Buch lesen, Abend-Yoga, Meditieren…
Wie sieht das bei dir aus? Hast du Handy & Computer im Griff oder eher sie dich?
Falls dein Schreibtisch auch eine Aufräum-Session braucht, dann schaue dir mal diese 5 Tipps für einen ordentlichen Schreibtisch an.
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